e-Guvernare: Interfața digitală pentru colaborarea cu statul (2025)

Pentru că vor să ridice România în topurile DESI (Indexul Economiei și Societății Digitale), autoritățile apasă pe pedala digitalizării și adaugă noi servicii în programul de e-Guvernare. Chiar dacă la început bulversează mediul de business, lansarea unor sisteme ca e-Transport, e-Factura, SAF-T, SGR va simplifica pe termen lung atât interacțiunea dintre companii și autorități, cât și relațiile de afaceri. Toate aceste sisteme amintite anterior obligă companiile din România, indiferent de dimensiune și sector de activitate, să adopte serviciile digitale și să-și transforme substanțial modul de lucru.

SAF-T și e-Factura au ca efect creșterea transparenței proceselor financiare contabile, precum și automatizarea depunerii declarațiilor fiscale. Complementar, sistemul electronic integrat RO e-Transport va monitoriza transporturile rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat, iar sistemul garanție-returnare, SGR, va gestiona modul de administrare a ambalajelor, prevenind poluarea și stimulând economia circulară.

Implementarea acestor sisteme în cadrul companiilor vizate necesită utilizarea unor unelte digitale noi sau actualizarea celor existente. Suportul unui partener ca Soft Net Consulting în acest proces este esențial, deoarece aceste sisteme au un nivel ridicat de complexitate, iar nerespectarea prevederilor legale induse de aceste sisteme generează riscul primirii unor sancțiuni. Soft Net Consulting are un portofoliu extins de soluții și servicii care asigură o bună colaborare digitală cu statul.

Optimizarea serviciilor publice este un obiectiv de interes național, deoarece va oferi tuturor categoriilor sociale, companii și cetățeni în egală măsură, posibilitatea de a se bucura de beneficiile digitalizării. Este un proces complex care necesită investiții considerabile pe toate palierele, atât în instituțiile publice, cât și în companiile private. Statul a reușit să integreze o bună parte dintre serviciile digitale dedicate companiilor în portalul e-Guvernare.ro.

Acest portal devine o interfață digitală eficientă către Sistemul Electronic Național, permițând un acces unitar și centralizat. Deschide o nouă etapă de colaborare digitală cu statul prin găzduirea câtorva sisteme vitale pentru mediul de afaceri: depunerea declarațiilor către ANAF, obținerea autorizațiilor de transport, licitații publice prin SEAP, consiliere legislativă, plata taxelor și impozitelor prin Ghiseul.ro etc. Pe termen lung, această interfață digitală eficientă va atrage un număr tot mai mare de utilizatori și va integra tot mai multe servicii publice. Portalul are potențialul de a deveni un punct unic de informare și acces la serviciile de digitalizare guvernamentală, simplificând semnificativ relația dintre companii și autorități.

Digitalizarea relației dintre autorități și companii aduce numeroase beneficii atât pentru sectorul public, cât și pentru cel privat. Iată câteva dintre acestea:

• Automatizarea proceselor administrative: Digitalizarea permite automatizarea proceselor administrative, reducând timpul și resursele necesare pentru întreprinderi și autorități.
• Reducerea birocrației: Eliminarea hârtiilor și a procedurilor manuale ajută la reducerea timpului pierdut în formalități inutile.
• Acces facil la informații: Digitalizarea oferă companiilor acces mai facil la informațiile și serviciile oferite de autorități, îmbunătățind transparența și accesibilitatea la resursele publice.
• Creșterea eficienței și a competitivității: Prin automatizarea proceselor și reducerea timpului pierdut în formalități administrative, companiile devin mai competitive și mai agile în mediul de afaceri.
• Raportare simplificată și precisă: Companiile pot raporta mai ușor și mai precis informațiile necesare autorităților, evitând erorile și întârzierile asociate cu procesele manuale.
• Dezvoltarea ecosistemului digital: Într-un mediu digitalizat, autoritățile și companiile pot colabora pentru a dezvolta ecosisteme digitale complexe și interconectate, care să aducă beneficii reciproce și să sprijine inovarea și dezvoltarea economică.

După cum spuneam anterior, e-Guvernare devine un hub de servicii digitale de mare impact pentru mediul de afaceri. Toate acestea au rolul de a fluidiza relațiile dintre companii și autorități prin simplificarea și automatizarea raportărilor. De asemenea, aceste sisteme vizează diminuarea evaziunii fiscale prin monitorizarea atentă a produselor cu risc specific de evaziune. Pe termen lung, serviciile digitale vor îmbunătăți gradul de colectare a taxelor și impozitelor, ceea ce va pune la dispoziția statului mai multe fonduri pentru modernizarea societății.

Hub-ul e-Guvernare integrează mai multe sisteme de interactiune cu autoritățile (ANAF, Ministerul Finanțelor, Ministerul Mediului) dedicate sectorului de afaceri. Pentru toate acestea, Soft Net Consulting oferă soluții care simplifică implementarea, automatizează colectarea datelor și elimină riscul de eroare.

Sistemul RO e-Transport a devenit obligatoriu încă din 2023 pentru toate companiile care transportă produse cu risc fiscal ridicat. Sistemul induce obligativitatea raportării catre ANAF a unui set de date specifice (numărul de înmatriculare al mașinii și remorcii, adresa de încărcare și descărcare, bunurile transportate, cantităţi) pe baza cărora se atribuie un cod unic de identificare necesar la control.

Sistemul RO e-Transport are la bază ordinul ANAF nr. 2545 din 2022, care gestionează atât normele și procedurile de declarare, cât și aplicabilitatea acestuia și eventualele sancțiuni. Soft Net Consulting a implementat sistemul ASiS ERP/TMS la un număr mare de transportatori și a facilitat acestora tranziția către RO e-Transport. Trebuie menționat, totuși, că sistemul monitorizează toate transporturile de produse cu risc fiscal care depășesc 500 de kg sau 10.000 lei și sunt realizate cu mașini mai mari de 2.5 tone. Practic, reglementarea se aplică oricărei mașini de transport marfă, nu doar camioanelor de mare tonaj (TIR).

Conform legislațieipe lista produselor cu risc fiscal ridicat se află:

• legume, fructe, plante;
• băuturi alcoolice;
• sare, sulf, var, ciment;
• îmbrăcăminte și încălțăminte;
• materiale feroase.

Deci chiar dacă nu sunteti o companie de transport aveti obligativitatea rapotării către RO e-transport, daca aveți conjunctural o contitate de produse care se înscrie pe coordonatele amintite mai sus.

Raportarea manuală a datelor catre ANAF este o operațiune dificilă, consumatoare de timp și care lasă loc pentru erori umane. Trebuie introduse următoarele date în sistemul ANAF:

• numărul de înmatriculare (camion și remorcă);
• identitatea expeditorului si destinatarului;
• adresa locației de încărcare și descărcare;
• scopul și tipul activiattii;
• bunurile transportate;
• cantitățile și valorile.

După încărcarea raportului în SPV (Spațiul Privat Virtual) printr-un fişier XML,sistemul ANAFvalidează operaţiunea și alocă un cod unic UIT. Important, raportarea trebuie făcută înainte ca autovehiculul utilizat la transport să plece din locație. Doar astfel, autorităţile vor putea verifica dacă au fost declarate toate produsele cu risc fiscal ridicat. Dacă există eorri, declaraţia nu este validată și poate fi corectată ulterior.

Utilizarea sistemului ERP pentru raportarea în sistemul RO e-Transport ANAF este cea mai eficientă soluţie, mai ales că ASiS ERP a fost pregătit în acest sens. Avantajul este că datele asociate transportului există deja în sistem, complet sau parţial, şi pot fi preluate automat. Totodată sistemul ERP va pregăti şi valida datele necesare și va face raportarea. Totul automat, fără intervenţie umană.

Ulterior va prelua codul unic şi va tipări documentele necesare pentru o eventuală inspecţie. De altfel, conducătorul vehiculului de transport este obligat să prezinte, la solicitarea organelor competente, din cadrul Agenţiei Naţionale de Administrare Fiscală ori din cadrul Autorităţii Vamale Române, la solicitarea ofiţerilor şi agenţilor de poliţie din cadrul Poliţiei Române, documentele care însoţesc transportul de bunuri cu risc fiscal ridicat.

În esență, RO eFactura este un sistem informatic deținut și operat de ANAF prin care toate entitățile juridice vor transmite, valida, stoca și descărca facturile fiscale. Pe termen lung, sistemul are ca obiectiv crearea unui mediu fiscal eficient, și mai ales transparent, dar și generalizarea lucrului cu instrumente digitale. Cu ajutorul e-Factura, ANAF standardizează modul de facturare electronică și va crește gradul de colectare a taxelor.

Procedura de utilizare și funcționare a sistemului e-Factura și documentația tehnică sunt disponibile pe secțiunile dedicate ale paginilor web ale Ministerului Finanțelor și ANAF. România a copiat modelul de sistem implementat de Italia, care a aplicat facturarea electronică generalizată atât pe relația Business to Government (B2G), cât și pe relația Business to Business (B2B).

Potrivit autorităților, RO e-Factura va reduce deficitul de încasare a TVA cu cel puțin cinci puncte procentuale până în cel de-al doilea trimestru al anului 2026, comparativ cu 2019.

Important de știut este faptul că e-Factura ANAF nu este o soluție de facturare. Aceasta înseamnă că facturile vor fi generate ca și până acum cu aplicatii dedicate. Ceea ce contează este însă ca facturile să fie generate corect, conform formatului cerut de ANAF și cu fișierele XML asociate. Prin urmare, pentru aliniere la cerințele e-Factura aveți de făcut următorii pași:

• Generarea facturilor fiscale cu o soluție dedicată (ASiS ERP) precum și a fișierelor XML asociate (în conformitate cu cerințele ANAF).
• Autentificarea în SPV ANAF pe baza unui certificat digital.
• Transmiterea facturilor într-un mod manual sau automat și primirea indexului de transmitere.
• Validarea stării de înregistrare în e-Factura și recepționarea eventualelor mesaje de eroare.
• Corectarea erorilor și retransmiterea facturilor modificate.

Încarcarea facturilor în sistem trebuie facută în cel mult cinci zile de la emitere. În mod curent, obligativitatea e-Factura s-a generalizat, iar de la 1 iulie încetează perioada de grație în care nu se aplicau sancțiuni.

Dacă încă mai aveți probleme la înrolarea în sistemul e-Factura și căutați o rezolvare citiți și articolul:„Ghidul complet RO e-Factura 2024 – Soft Net Consulting”.

SAF-T (Standard Audit File for Taxation) este un format digital pentru informațiile fiscale și contabile transmise către autorități. Formatul a fost creat de către Organizația pentru Cooperare și Dezvoltare Economică (OCDE) și este adoptat de tot mai multe state, fiind aproape generalizat în Uniunea Europeană. Aceasta înseamnă că, mai devreme sau mai târziu, în funcție de categoria de contribuabili din care face parte, orice companie din România va trebui depună la ANAF Declarația 406 și fișierul standard de control fiscal (SAF-T). ANAF a pregătit în acest sens un Ghid al Contribuabilului și pe care îl găsițiaici, dar care are însă peste 60 de pagini și necesită o lectură atentă.

Raportarea SAF-T devine obligatorie gradual pentru diferite categorii de contribuabili si se va generaliza pe viitor. Obținerea Declarației Informative D406 este însă o operațiune complexă, care presupune extragerea și compilarea mai multor date din sistemul ERP. Procesul este dificil spre imposibil de realizat manual, de aceea trebuie gestionat în sistemul ERP.

Conform indicațiilor ANAF, fișierul asociat D406 trebuie să conțină o bună parte din contabilitatea unei companii, datele fiind grupate pe mai multe categorii. În esență, declarația D406 va cuprinde aproape întreaga contabilitate a unei companii: planuri de conturi, centre de cost, clienți și furnizori, nomenclatorul de bunuri și servicii, încasări și plăți, registrul jurnal detaliat etc. Important de știut, raportarea în format SAF-T nu presupune doar extragerea datelor menționate mai sus din sistemul ERP și compilarea acestora în documentul .xml asociat declarației D406, ci și o anumită pregătire a sistemului, verificarea acurateței și integrității datelor etc.

Alături de SAF-T și RO e-Factura, companiile românești trebuie să se conformeze și noului sistem garanție-returnare (SGR). Și de această dată sunt necesare ajustări ale sistemelor ERP pentru a putea exporta corect fișierele .CSV asociate sistemului SGR și a le valida automat. Deși sistemul garanție-returnare a devenit deja funcțional, puține companii sunt pregătite pentru trecerea la noul mod de lucru.

Sistemul garanție-returnare gestionează plata unei garanții de 0,50 RON la cumpărarea unei băuturi (apă, băuturi răcoritoare, bere, cidru, vin, băuturi spirtoase) în ambalaje nereutilizabile din sticlă, plastic sau metal. Aceste produse sunt marcate cu un logo specific. Aparent simplă, măsura necesită adaptarea sistemelor de gestionare financiară și contabilă pentru a ține o evidență exactă a tranzacțiilor și pentru a putea transmite autorităților o serie de rapoarte specifice.

Sistemul de garanție-returnare (SGR) impune multiple obligații atât pentru producători și importatori, cât și pentru comercianți, de la înregistrarea în baza de date SGR la evidența tranzacțiilor, marcarea ambalajelor și indicarea explicită a valorii garanției în prețul de raft etc.

Pentru că sunt multe așteptări de gestionat, alinierea la cerințele SGR fără un sistem informatic de tip ERP este dificilă, dacă nu chiar imposibilă, chiar dacă SGR beneficiază de o aplicație dedicată pentru raportare. Este important de menționat că neînregistrarea în baza de date gestionată de administratorul SGR se sancționează cu amendă, cuprinsă între 20.000 și 40.000 RON, la fel ca și alte abateri de la cerințele legislative (Hotărârea de Guvern nr. 1074/2021).

Sistemul garanție-returnare este gestionat de RetuRO, o companie înființată de asociațiile reprezentative ale producătorilor și comercianților de băuturi. RetuRO a dezvoltat deja un sistem informatic complex, care va reprezenta inima Sistemului de Garanție-Returnare. De altfel, întregul program se bazează pe informațiile înregistrate în platforma electronică, de la procesul de înregistrare a operatorilor economici și administrarea registrului ambalajelor SGR, până la facturarea garanțiilor rambursate de către comercianți, comisioanele de gestiune și raportarea pentru fiecare unitate administrativ-teritorială în care are loc colectarea ambalajelor. Proiectul este complex, atât pentru că se așteaptă un volum foarte mare de tranzacții, cât și pentru că se aplică la peste 80.000 de operatori economici. Sistemul IT din spatele SGR include un ERP, un registru al ambalajelor, un portal unde se vor conecta operatorii și un modul de Data Analytics. Conform documentației RetuRO, operatorii vor introduce date în acest sistem fie manual, fie prin integrare cu propriile sisteme ERP și import de fișiere .CSV.

Sistemele ERP ale importatorilor, distribuitorilor și comercianților de băuturi care intră sub incidența SGR trebuie să fie adaptate pentru a gestiona atât garanția de 50 de bani pe ambalaj, cât și inventarul ambalajelor circulate, pe diverse tipuri și categorii. Altfel, nu vor putea genera fișierele .CSV în formatul solicitat sau datele nu vor fi validate în întregime. Mai mult, chiar RetuRO recomandă verificarea corectitudinii introducerii datelor, un proces dificil de realizat manual.

După cum probabil simțiți deja în propriile companii, obligativitatea respectării unor sisteme precum cele menționate anterior creează o presiune ridicată asupra companiilor, însă nu există cale de întoarcere. Digitalizarea presupune un efort de adoptare, implementare sau actualizare a unor soluții de Gestiune (ERP, în principal), însă pe termen lung, beneficiile își vor arăta valoarea. Soft Net Consulting este alături de clienți cu o echipă de experți, pentru a facilita implementarea acestor sisteme și obținerea corectă și la timp a tuturor rapoartelor solicitate de autorități.

Accesați mai multe informații despre soluțiile pe care le oferim pentru asigurarea respectării cerințelor e-Transport, e-Factura, SAF-T și SGR pe pagina noastră.